Dengan semakin banyak karyawan yang memilih untuk bekerja dari rumah ketika diberikan kesempatan, mungkin masuk akal bagi perusahaan untuk mengurangi ruang kantor dan memperkenalkan berbagi meja.
Tentu saja tidak selalu diterima dengan baik oleh orang yang biasa memiliki tempat kerja untuk diri mereka sendiri. Kami telah berbicara dengan dua ahli tentang apa yang diperlukan agar berbagi meja bisa berhasil.
Perencanaan sangat penting. Jutta Rump, seorang profesor di Institut untuk Ketenagakerjaan dan Keterampilan Kerja di Jerman selatan, mengatakan bahwa layak untuk mempertimbangkan berbagi meja ketika karyawan bekerja dari jarak jauh setidaknya dua hari dalam seminggu.
Ini menciptakan ruang kosong yang tidak menarik bagi mereka yang datang ke kantor secara teratur. Selain itu, tidak ekonomis untuk terus menyediakan meja kosong, kata Dennis Stolze, kepala tim Lingkungan Kognitif di Institut Fraunhofer Jerman.
Menggunakan berbagi meja hanya sebagai alasan untuk menghemat ruang atau sekedar memberikan tampilan baru kantor, di sisi lain, adalah “batu sandungan terbesar,” katanya.
Agar berbagi meja dapat diimplementasikan dengan sukses, Anda perlu menawarkan variasi, kata Stolze. “Ketika Anda di rumah, Anda tidak selalu duduk di meja, tapi hanya menggunakan apa pun yang tersedia dan sesuai dengan tugas,” jelasnya.
Sebelum menerapkan sistem baru, Stolze merekomendasikan untuk membentuk sebuah komite perencanaan yang juga melibatkan karyawan dan dewan kerja, jika perusahaan memiliki satu, untuk menentukan jenis pengaturan yang diperlukan.
Dari sisi pengusaha, penting untuk memiliki visi untuk masa depan. “Sebuah proyek seperti ini perlu dipantau dan dievaluasi dengan baik,” kata Rump. Sarannya adalah “menghitung berapa banyak ruang yang diperlukan dan mengingat bahwa Anda perlu merencanakan untuk hari-hari ketika semua orang berada di kantor.”
Uji dengan tim. Stolze dan Rump menyarankan untuk menguji konsep sebagai proyek uji coba di satu departemen atau tim. Rump menyarankan untuk memilih tim yang bekerja dengan baik bersama dan membiarkan mereka mencoba berbagi meja selama enam bulan, untuk belajar dari pengalaman mereka. Harus jelas dikomunikasikan bahwa konsep ini akan diperluas ke seluruh perusahaan. Memvisualisasikan pengaturan baru dengan menggunakan realitas tambahan juga bisa membantu karyawan agar ikutan, kata Stolze.
Menurut para ahli, ruangan yang tetap akan perlu “menyala”. “Berkreasi dengan desain interior.” Agar proyek menjadi sukses, penting agar kepala tim juga berbagi meja mereka, kata Rump.
Rencanakan untuk lemari dan loker. Meskipun melibatkan karyawan, tidak mungkin bahwa semua orang senang dengan pengaturan baru dari awal. Kehilangan meja biasa membuat takut dan ketidaknyamanan, dan terkadang menyebabkan penolakan, kata Stolze.
“Banyak orang menghias meja mereka dengan foto dan tanaman, itu seperti perpanjangan rumah mereka, seringkali termasuk banyak kekacauan juga,” kata Rump. Tetapi jika Anda berbagi meja dengan orang lain, Anda harus memastikan untuk meninggalkannya rapi di akhir hari. Ini adalah sesuatu yang banyak yang dianggap sebagai beban tambahan pada awalnya.
Mendirikan lemari kecil atau loker untuk orang menyimpan barang-barang pribadi mereka bisa membantu, menurut profesor itu.
Sistem pemesanan membuat segalanya lebih mudah. Jadi, apakah di masa depan semua orang akan mencari meja kosong saat pertama kali datang? Tidak sama sekali, kata para ahli. Mereka menyarankan untuk memperkenalkan sistem pemesanan yang tidak mengizinkan orang untuk memesan terlalu jauh ke depan. “Jika tidak, Anda akan mendapatkan orang yang memesan bulan ke depan,” kata Rump.
Sarannya adalah untuk mendirikan area tim di satu lantai, daripada mendistribusikan berbagi meja di seluruh bangunan. Apakah itu mengganggu Anda jika orang di meja sebelah Anda terus berubah adalah pertanyaan tentang kepribadian. “Memiliki meja favorit tidak dilarang,” kata Stolze. Kedua ahli setuju bahwa pertukaran dengan kolega meningkatkan kreativitas. Jika Anda benar-benar ingin menyimpan meja Anda sendiri, Anda harus mendiskusikannya dengan pengusaha Anda.