Selama waktu, semua jenis dokumen, kontrak, faktur, dan dokumen lain yang Anda perlukan atau inginkan untuk disimpan akan menumpuk di rumah. Pembersihan musim semi akan membantu mencegah semua dokumen kacau tersebut menjadi kacau.
“Terkadang Anda bahkan tidak tahu apa yang Anda miliki lagi,” kata Petra Hermann, seorang konsultan organisasi yang berbasis di Jerman dan mengkhususkan diri dalam kantor bisnis dan pribadi.
Saran beliau adalah secara umum memindai dokumen dan menyimpannya secara digital di laptop, disk penyimpanan eksternal, atau di cloud. Hanya menyimpan apa yang benar-benar masih Anda butuhkan sebagai dokumen analog dalam bentuk kertas, seperti perjanjian sewa atau dokumen yang terkait dengan kebijakan asuransi saat ini. Bergantung pada jenis dokumen, sisanya harus dihancurkan dan dibuang.
Kasus klasik untuk dibuang adalah petunjuk pengoperasian. “Mereka sering ditulis dalam berbagai bahasa dan biasanya saya hanya membutuhkan dua halaman dalam bahasa saya,” kata Hermann. Ini dapat dipindai atau difoto dan disimpan di suatu tempat.
Sekali setahun, atau saat diperlukan, Anda juga dapat meninjau binder dokumen Anda dan menyortir dokumen yang kadaluwarsa, faktur analog, atau sertifikat garansi yang sudah kadaluarsa. Membersihkan dokumen Anda juga bisa menjadi kesempatan baik untuk memeriksa apakah kontrak penting Anda berada di tempat yang seharusnya.
Beliau memperingatkan bahwa kesalahan umum adalah menyimpan semua dokumen secara kronologis dalam folder. “Itu tidak membantu saya karena saya harus mencari berjam-jam dalam folder untuk menemukan sesuatu.” Hal-hal menjadi lebih rumit jika seorang orang harus mencari dokumen tertentu, misalnya kerabat, karena Anda sakit atau bepergian.
Hermann merekomendasikan untuk memproses secara tematis daripada kronologis dengan membuat folder khusus untuk masalah yang berkaitan dengan rumah, misalnya.
Atau Anda bisa mengorganisir folder dokumen secara tematis, atau menggunakan indeks alfabetis yang berisi informasi penting (seperti nomor akun dan referensi pelanggan). Jika itu adalah perjanjian sewa, masuk akal untuk menyertakan rincian kontak pemilik rumah.
Jika Anda secara teratur menyortir dokumen analog Anda, maka satu folder – disortir berdasarkan topik – biasanya akan cukup untuk semua dokumen yang berkaitan dengan rumah Anda, kebijakan asuransi, dan sejenisnya, kata Hermann.